L’ UFFICIO STAMPA

Ancora oggi nel nostro Paese vi è una conoscenza soltanto approssimativa su che cosa è l’ufficio stampa, su che cosa fa, su che cosa può rappresentare per una azienda od un ente pubblico, sulla sua valenza. Spesso si commette un errore fondamentale confondendo il concetto di “comunicazione” con quello di “informazione”. Comunicazione è un termine che presuppone una interazione tra l’emittente (colui che emette il messaggio) ed il ricevente (il destinatario) che produce un feedback (un effetto). “Comunicazione” va intesa in modo globale per tutto ciò che la stampa, i mezzi audiovisivi, il manifesto, il cartello pubblicitario, il catalogo etc sono in grado di divulgare secondo precise esigenze. “Informazione” invece va intesa in modo più mirato cioè come divulgazione di notizie. Da qui nasce la differenza sostanziale tra il ruolo ruolo del comunicatore (che deve comunicare) e quello del giornalista (che deve informare). L’Ufficio stampa ha il ruolo di informare ed è quindi un compito di natura giornalistica. Chi deve svolgere l’attività di Ufficio Stampa L’Ufficio Stampa deve essere quindi assegnato ad un giornalista. Se si vogliono ottenere risultati di informazione e di immagine (che per una azienda od un un ente pubblico rappresentano un vero valore aggiunto) a guidare l’Ufficio stampa deve essere una persona iscritta all’albo dei giornalisti, sia elenco pubblicisti che quello dei professionisti. Solo però negli ultimi anni qualche passo in avanti è stato fatto a favore del riconoscimento di questa professionalità dell’Ufficio Stampa. Si è cominciato a capire che l’informazione è una leva strategica di fondamentale importanza e che dotarsi di un ufficio stampa può essere una arma vincente per una azienda od organizzazione. Si è presa coscienza che tale ufficio definisce in buona parte l’immagine dell’azienda, immagine che l’informazione (ufficio stampa) e la comunicazione (pubblicità, pubbliche relazioni, promozione) contribuiscono a creare. Da queste premesse risulta chiaro che è necessaria una accurata scelta di coloro che devono dirigere questo ufficio o ne devono far parte, scelta che deve cadere su professionisti di questo settore, che conoscono il modo e la forma con cui comunicare ai media, ma anche quali sono i tempi di lavoro e le necessità delle redazioni giornalistiche. Cosa fa l’Ufficio Stampa e a chi si rivolge L’Ufficio stampa può essere interno all’azienda ma anche esterno affidato a professionisti. Spesso si tratta di uffici che svolgono, più in generale, attività di pubbliche relazioni e che hanno al loro interno anche il settore dell’ufficio stampa. In ogni caso questo ufficio deve avere rapporti strettissimi con il vertice dell’azienda e conoscerne le decisioni più importanti per poterle comunicare all’esterno correttamente. L’Ufficio stampa deve quindi essere sempre informato di tutto ciò che avviene all’interno dell’azienda, deve avere buoni rapporti con il personale, con le rappresentanze sindacali e con tutte le parti “distaccate” dall’azienda: filiali o imprese collegate o controllate. Deve coordinare le attività di tutti i settori dell’azienda nell’ambito dell’informazione. L’Ufficio Stampa rivolge la propria attività: • al pubblico tramite i media • al mondo accademico e scientifico • alle Istituzioni ed alle Associazioni • agli utenti e clienti • al mondo politico e sindacale • ai dirigenti d’Azienda e ai dipendenti. L’informazione si può dirigere verso l’esterno e verso l’interno. L’Ufficio Stampa informa il pubblico esterno ed interno con comunicati stampa, conferenze stampa. Ma anche con video, cd-rom appositamente realizzati per i media, con il sito web. Suggerisce poi interventi ed interviste sulla stampa, prepara discorsi per i vertici dell’azienda, gestisce il primo contatto con i giornalisti. Redige house-organ o magazine da inviare all’esterno. Prepara la newsletter interna. Talvolta realizza la rassegna stampa. In generale, l’Ufficio Stampa ha in mano le relazioni con i giornalisti, favorisce le relazioni di lavoro, sollecita la creatività e propone iniziative, stimola l’azienda a fornire informazioni da trasformare in comunicati. L’Ufficio Stampa è perciò una funzione principale per lo sviluppo e la crescita dell’immagine aziendale. Ed è per questo che deve essere svolto da specialisti e professionisti del giornalismo e della comunicazione. Soltanto così potrà espletare al meglio le proprie funzioni e costituire per l’ente o l’organizzazione un vero e proprio valore aggiunto, un importante ed insostituibile strumento di lavoro. (Serena Veroni)